Toutes les fonctionnalités de FixVault

Assistant de prise en charge

Catégorie, marque, modèle, panne, puis IMEI, code, état et accessoires, et les pièces si besoin : le même assistant pour les tickets, les devis, les factures et les rendez-vous, technicien prérempli. Un champ obligatoire oublié rouvre l’assistant déjà rempli : rien n’est à ressaisir.

Dans FixVault : Réparations › Tickets › Créer un ticket

Plusieurs appareils par ticket

Chaque appareil avec son IMEI ou son numéro de série, ses accessoires, son code de déverrouillage (imprimé ou non sur le bon), son état au dépôt, ses photos, ses notes et sa propre échéance.

Dans FixVault : Fiche du ticket

Cinq façons de voir l’atelier

Liste, cartes, calendrier, Kanban à glisser-déposer (souris ou doigt) et vue « Aujourd’hui » qui range la journée et place les tickets dans les créneaux libres.

Dans FixVault : Réparations › Tickets

Statuts et onglets à votre main

15 statuts prêts à l’emploi, des statuts personnalisés à vos couleurs, chacun avec son propre message au client si vous l’activez, et les onglets de la liste choisis par l’atelier.

Dans FixVault : Paramètres › Réparations › Statuts des tickets

Renommer les statuts

Les statuts fournis d’office prennent le nom que vous choisissez, par exemple « Prêt à retirer » au lieu de « Réparé » : listes, Kanban, fiche du ticket, suivi du client et messages. Automatismes, SMS automatiques et rapports continuent de fonctionner ; « Remettre le nom d’origine » annule.

Dans FixVault : Paramètres › Réparations › Statuts des tickets

Bon de prise en charge

PDF, A4 ou ticket thermique, avec tous les appareils, leurs accessoires et la signature du client (à l’écran ou sur la tablette tournée vers lui).

Dans FixVault : Fiche du ticket

Photos, notes et chronomètre

Photos de l’appareil, notes internes horodatées, historique complet et temps passé mesuré sur chaque réparation.

Dans FixVault : Fiche du ticket

Tests avant et après réparation

Une liste de contrôle par catégorie d’appareil, cochée à l’entrée puis à la sortie.

Dans FixVault : Paramètres › Réparations › Tests par appareil

Guides de réparation

Sur la fiche du ticket, un lien mène au guide iFixit du modèle quand il est connu. La base de connaissances recherche les guides iFixit, les affiche étape par étape et les traduit en français.

Dans FixVault : Fiche du ticket, Outils › Base de connaissances

Où est l’appareil ?

La colonne « Emplacement » de la liste dit où se trouve chaque appareil : en boutique ou sur un emplacement de suivi (chez le client, box, réserve). Un clic le déplace et le changement est tracé ; un filtre retrouve les appareils d’un emplacement.

Dans FixVault : Réparations › Tickets, vue Liste

Pastille de garantie

La pastille posée dans l’appareil est notée sur le ticket et rappelée « à vérifier intacte » au retour sous garantie.

Dans FixVault : Fiche du ticket

Appareil irréparable

Attestation d’irréparabilité pour l’assurance et fiche de mise au rebut, en PDF au nom de la société de la boutique. Le détail de non-réparabilité part par e-mail après votre relecture, avec l’attestation jointe quand son dossier est rempli.

Dans FixVault : Fiche du ticket › Documents

Acompte et reçu d’acompte

Encaissez un acompte sur le ticket et remettez son reçu, en ticket thermique ou en A4. Il figure sur le bon de prise en charge et se déduit de la facture ; s’il dépasse le prix final, rendez l’excédent ou convertissez-le en avoir client.

Dans FixVault : Fiche du ticket › Encaisser un acompte

Encaisser appareil par appareil

Un appareil réparé s’encaisse pendant qu’un autre attend sa pièce, en une facture ou une par appareil. Payé en entier au comptoir, le ticket passe « Terminé » et la garantie démarre ce jour-là ; la facture peut aussi se créer d’elle-même au passage en « Réparé ».

Dans FixVault : Fiche du ticket › Encaisser, Point de vente

Décharge de restitution

Au passage en « Terminé » ou « Restitué sans réparation », la décharge à faire signer est proposée : appareil rendu, accessoires, travaux, garantie et solde. Elle se réimprime à tout moment depuis le ticket.

Dans FixVault : Fiche du ticket › Documents › Décharge de restitution

Coût et bénéfice de chaque réparation

La fiche du ticket montre le coût d’achat des pièces et des prestations, figé à l’ajout de chaque ligne, et le bénéfice hors taxes avec son taux de marge. Réservé aux rôles qui voient les prix d’achat.

Dans FixVault : Fiche du ticket

Prêts de courtoisie

Le parc d’appareils de prêt et qui a quoi depuis quand, avec le contrat de prêt à faire signer et la caution tracée en caisse, rendue au retour.

Dans FixVault : Réparations › Prêts de courtoisie

Pièces commandées pour un client

Une pièce spéciale se commande depuis le ticket, qui passe « En attente de pièces ». À sa réception, il repasse « En attente de réparation » et le client est prévenu que la pièce est arrivée.

Dans FixVault : Fiche du ticket › Pièce spéciale

Analyse des tickets

Tickets créés et terminés, temps moyen, répartition par statut, appareils et catégories les plus fréquents, performance de chaque technicien, ventes et taux de conversion des devis.

Dans FixVault : Réparations › Tickets › Insights

Devis en quelques clics

Depuis un ticket ou seul, avec remises contrôlées, validité et conditions générales de l’atelier.

Dans FixVault : Réparations › Devis

Signature en ligne

Le client reçoit le devis par e-mail ou SMS, avec le diagnostic de l’atelier, et le signe depuis son téléphone. Il peut aussi le refuser ou demander une modification. Une fois signé, il reçoit sa copie signée en PDF par e-mail.

Dans FixVault : Fiche du devis › Envoyer lien par email, Envoyer lien par SMS

Frais de diagnostic

Au refus d’un devis, facturez en un clic les frais de diagnostic : le montant réglé dans vos paramètres, sur une facture à part, à la TVA de votre atelier.

Dans FixVault : Fiche du devis › Refuser › Facturer les frais de diagnostic ; montant : Paramètres › Réparations › Frais de diagnostic

Taux de conversion

Devis envoyés, acceptés, refusés et expirés, taux de conversion et d’acceptation, délai moyen entre la création et la signature, montants approuvés et convertis.

Dans FixVault : Réparations › Devis › Plus d’options › Insights

Factures inaltérables

Numérotation continue. Une facture émise ne se modifie plus : on la corrige par un avoir, avoir du reste dû compris. « Créer un avoir et refaire la facture » prépare la nouvelle facture. L’avoir s’imprime « AVOIR », avec la facture qu’il corrige.

Dans FixVault : Réparations › Factures › fiche de la facture › Créer un avoir et refaire la facture

Paiements partiels et acomptes

Plusieurs moyens de paiement sur une même facture, reste dû toujours affiché. L’acompte encaissé sur le ticket est déduit de la facture. S’il dépasse le prix final, rendez l’excédent ou convertissez-le en avoir client.

Dans FixVault : Fiche de la facture › Ajouter un paiement ; fiche du ticket › Encaisser un acompte

Un reçu pour chaque somme

Encaisser ou rendre un acompte, rembourser une facture, rendre une caution : FixVault propose aussitôt le ticket thermique, l’A4, le PDF, l’envoi par e-mail avec le document joint ou par SMS. Le reçu d’acompte se réimprime depuis la liste des acomptes. L’acompte figure aussi sur le bon de prise en charge et sur la facture.

Dans FixVault : Fiche du ticket › Encaisser un acompte ; fiche de la facture › Rembourser le client

Lien de paiement en ligne

Formule : Toutes les formules

Envoyé par SMS ou e-mail, ou ajouté d’office à vos messages. Le client paie sur une page à votre logo et à vos couleurs, par carte, ou par PayPal et Klarna s’ils sont activés sur votre compte Stripe. Le paiement s’enregistre seul sur la facture.

Dans FixVault : Fiche de la facture › Lien de paiement Stripe ; Paramètres › Caisse et paiements › Paiement en ligne (Stripe)

Débours

Refacturez à l’euro près ce que vous achetez au nom de vos clients, hors chiffre d’affaires et hors TVA (art. 267 II-2° du CGI). Mandat signé par le client avant l’achat, justificatif joint, attestation de débours pour votre expert-comptable. À activer dans vos paramètres, après accord de votre comptable.

Dans FixVault : Fiche de la facture › Ajouter un débours ; menu du ticket ou du devis › Mandats de débours ; activation : Paramètres › Factures et comptabilité › Comptabilité et exports

TVA sur la marge

Pour un appareil d’occasion acheté sans TVA, par exemple racheté à un particulier : la TVA ne porte que sur votre marge. Elle ne s’imprime pas sur la facture, qui porte la mention légale des biens d’occasion. Un article acheté neuf ne peut pas être vendu sous ce régime.

Dans FixVault : Fiche produit › Régime de la marge (bien d’occasion)

Régime de TVA

Franchise en base ou assujetti, taux par défaut et taux propre à un article (20 %, 10 %, 5,5 % ou 2,1 %), mention légale imprimée d’office. En Guyane et à Mayotte, « TVA non applicable, art. 294-1 du CGI ». Avec plusieurs sociétés (formule Réseau), chacune a son régime : une micro-entreprise sans TVA à côté de vos sociétés assujetties.

Dans FixVault : Paramètres › Factures et comptabilité › TVA et régime fiscal ; par société : Paramètres › Boutique › Boutiques et emplacements › Sociétés

Vente sans TVA à motif légal

Export hors de l’Union européenne, livraison ou prestation pour un professionnel d’un autre pays de l’Union : choisissez le motif sur la facture. La mention légale s’imprime, avec le numéro de TVA du client quand il est exigé. Toute autre vente porte son taux.

Dans FixVault : Réparations › Factures › Nouvelle facture › Vente sans TVA

Bonus Réparation (QualiRépar)

Pour les ateliers labellisés : le bonus est déduit partout où le client voit ce qu’il doit (facture, SMS, e-mail, paiement en ligne). Vos dossiers sont suivis jusqu’au remboursement, avec un export ZIP pour votre éco-organisme.

Dans FixVault : Réparations › Dossiers QualiRépar ; labellisation : Comptabilité › Conformité › QualiRépar

Le numéro de série sur la facture

Vous facturez un ticket ou convertissez un devis qui contient un article suivi par numéro de série : FixVault vous demande l’unité vendue. Elle sort de votre stock et son IMEI ou numéro de série s’imprime sur la facture.

Dans FixVault : Menu du ticket › Encaisser et facturer › Créer une facture ; fiche du devis › Convertir en facture

Factures à votre image

Logo, mentions, pied de page, coordonnées bancaires et échéance ; envoi par e-mail avec vos modèles.

Dans FixVault : Paramètres › Factures et comptabilité › Factures

Point de vente

Tickets à encaisser, produits, services, variantes avec leur code-barres, lecteur de codes-barres, remises contrôlées, ticket de caisse thermique ou A4.

Dans FixVault : PDV › Point de vente

Une caisse par poste

Chaque ordinateur ouvre directement sa caisse ; un tiroir-caisse par boutique, ouvert aussi au paiement par carte si vous le voulez.

Dans FixVault : PDV › Point de vente › Caisse ; tiroir : Paramètres › Caisse et paiements › Point de vente

Sessions et clôtures

Un fond d’ouverture différent du dernier comptage demande son motif. Récapitulatif et rapprochement à la clôture, rapport Z quotidien (automatique le soir), clôtures mensuelles et annuelles toujours dans l’ordre.

Dans FixVault : Comptabilité › Sessions de caisse, Rapports Z

Conformité anti-fraude

Journal des opérations inaltérable, factures et paiements figés, attestation individuelle de l’éditeur au modèle officiel, pour chaque version.

Dans FixVault : Comptabilité › Conformité

Écran client

Une tablette tournée vers le client : panier en direct, signature, conditions générales, file d’attente au repos.

Dans FixVault : Paramètres › Caisse et paiements › Écran client

Vente préparée par l’assistant

Demandez au copilote de vendre un article : il le retrouve dans votre stock et ouvre la caisse avec le client et l’article au panier, au prix de la fiche ou au prix convenu. Vous choisissez le moyen de paiement et encaissez.

Dans FixVault : Copilote IA, puis PDV › Point de vente

Moyens de paiement

Espèces, carte bancaire, chèque, virement et avoir du client, toujours proposés en caisse. American Express s’active à part : sa majoration (2,5 % par défaut, 10 % au plus) est affichée avant le paiement et ajoutée à la facture.

Dans FixVault : Paramètres › Caisse et paiements › Moyens de paiement

Terminal SumUp

Formule : Toutes les formules

Le montant part sur votre lecteur SumUp Solo, le paiement revient seul dans la caisse.

Dans FixVault : Paramètres › Caisse et paiements › Terminal SumUp

Guide du terminal SumUp

Paiement en ligne Stripe

Formule : Toutes les formules

Liens de paiement et règlement depuis l’espace client, avec votre compte Stripe (carte, et PayPal ou Klarna si vous les activez chez Stripe).

Dans FixVault : Paramètres › Caisse et paiements › Paiement en ligne (Stripe)

Revolut

Formule : Toutes les formulesBêta

Encaissez sur votre Revolut Terminal depuis la caisse, ou envoyez un lien de paiement Revolut depuis une facture, avec votre compte Revolut Business. Un mode démonstration permet d’essayer sans encaissement réel.

Dans FixVault : Paramètres › Caisse et paiements › Revolut (bêta)

Guide de Revolut

PayPal Zettle

Formule : Toutes les formulesBêta

Reliez votre compte marchand PayPal Zettle et associez vos PayPal Reader compatibles Reader Connect. L’encaissement au lecteur s’ouvre compte par compte, après activation par FixVault.

Dans FixVault : Paramètres › Caisse et paiements › Terminal PayPal Zettle (bêta)

Guide du terminal PayPal Zettle

ePay NC

Paiement en ligne par carte en francs Pacifique, pour les ateliers de Nouvelle-Calédonie.

Dans FixVault : Paramètres › Caisse et paiements › ePay NC

Catalogue de produits

Catégories en arborescence, variantes (couleur, capacité) avec leur propre code-barres et leur prix, suivi par IMEI ou numéro de série, plusieurs codes EAN par article, photos produit.

Dans FixVault : Inventaire › Produits

L’inventaire sur téléphone

Sur téléphone, chaque article tient dans une carte : nom, code, marque, état, stock et prix de vente. Touchez le stock pour l’ajuster ou l’imprimante pour sortir l’étiquette.

Dans FixVault : Inventaire › Produits

Historique de chaque pièce

Chaque mouvement de stock, un par un : vente, réparation, réception, transfert, rachat, avoir, retour fournisseur, inventaire. Avec le document lié, l’auteur et le stock après le mouvement, filtrable et exportable en CSV.

Dans FixVault : Inventaire › Produits › fiche produit › Historique

Inventaire physique

Comptage guidé, écarts calculés, ajustements tracés.

Dans FixVault : Inventaire › Inventaire physique

Analyse du stock

Valeur du stock au coût et au prix de vente, stock faible et ruptures, pièces qui risquent de manquer au rythme de vos ventes, pièces les plus facturées et leur marge, répartition par catégorie, par marque et par fournisseur.

Dans FixVault : Inventaire › Analyse du stock

Étiquettes

Jusqu’à 500 étiquettes par article depuis la fiche produit, et celles des articles reçus à la réception d’une commande. Formats au choix, dont 80 × 30 mm ou sur mesure. Imprimer d’un coup toute une sélection d’articles de l’inventaire est inclus dans les formules Pro et Réseau.

Dans FixVault : Inventaire › Produits (fiche produit ou sélection), Inventaire › Bons de commande (réception)

Prix d’achat protégé

Le prix d’achat, la valeur du stock au coût et la marge ne sont montrés qu’à l’administrateur et aux rôles qui ont le droit « Modifier les articles », jusque dans les rapports et les exports.

Dans FixVault : Paramètres › Équipe et sécurité › Rôles et droits

Fournisseurs

Fiches fournisseurs avec contact, conditions de paiement, frais de port forfaitaires, frais d’importation et articles rattachés. Le prix de chaque fournisseur se suit sur la fiche produit.

Dans FixVault : Inventaire › Fournisseurs

Bons de commande

Bons saisis à la main, envoyés par e-mail au fournisseur avec le PDF, reçus en une ou plusieurs fois, frais de port répartis dans le coût d’achat.

Dans FixVault : Inventaire › Bons de commande

À commander

La liste des pièces demandées par les tickets et des articles sous leur seuil, et le bon de commande généré depuis cette liste en un clic.

Dans FixVault : Inventaire › À commander

Import des factures fournisseurs par l’IA

Déposez la facture en PDF ou en photo : l’IA lit les lignes, reconnaît vos articles et leur EAN, et l’entrée en stock se fait en un clic.

Dans FixVault : Inventaire › Bons de commande › Import auto (PDF / image)

La facture qui arrive après le colis

Vous importez la facture d’une commande déjà reçue, en tout ou en partie : FixVault vous propose cette commande, la facture s’y rattache et seul ce qui reste à recevoir entre en stock.

Dans FixVault : Inventaire › Bons de commande › Import auto (PDF / image)

Retours fournisseur

Les pièces renvoyées à un fournisseur (SAV ou commande) sur une fiche imprimable à glisser dans le colis.

Dans FixVault : Inventaire › SAV & Garantie › Retours fournisseurs

Suivi des colis

Les colis de vos commandes suivis automatiquement avec votre clé AfterShip ; la réception reste votre geste.

Dans FixVault : Paramètres › Catalogue et stock › Suivi des colis

Boutique WooCommerce

Produits et stock synchronisés avec votre boutique en ligne WordPress.

Dans FixVault : Paramètres › Connexions › Boutique WooCommerce

Catalogue de réparations et grille des prix

Modèles d’appareils, services de réparation, prix et marges sur une seule grille, calculateur de prix.

Dans FixVault : Inventaire › Services de réparation › Grille des prix, Outils › Calculateur de prix

Fiche client complète

Particulier ou professionnel, appareils, tickets, devis, factures, messages et diagnostics sur une seule fiche ; adresse proposée pendant la saisie.

Dans FixVault : Clients › Gérer les clients

Groupes et provenance

Rangez vos clients par groupe (particulier, entreprise, revendeur…). La question « Comment nous avez-vous connu ? » est posée à la création, et un rapport fait le bilan de vos sources.

Dans FixVault : Clients › Groupes clients, Paramètres › Clients et fidélité › Comment nous avez-vous connu

RGPD depuis la fiche

Copie des données d’un client en PDF ou en JSON, anonymisation quand il demande l’effacement (les factures déjà émises gardent son nom, c’est une obligation légale), archivage réversible et fusion des doublons. Son accord pour les offres et les demandes d’avis est noté sur sa fiche.

Dans FixVault : Clients › Gérer les clients (menu ⋮ du client), fiche client

Abonnements et contrats

Contrats de maintenance et abonnements de vos clients, mensuels, trimestriels ou annuels. La facture est émise d’elle-même à chaque échéance, puis s’encaisse comme les autres. Pause, reprise ou fin du contrat en un clic.

Dans FixVault : Clients › Abonnements

Demandes en ligne

Demandes de devis, de rendez-vous et de contact venues de votre site ou de vos formulaires, transformées en ticket ou en devis en un clic.

Dans FixVault : Réparations › Demandes en ligne

Commandes en ligne

Les commandes de votre boutique WooCommerce arrivent dans FixVault : client, articles, paiement et statut. Le stock est décompté quand la commande est payée, et la facture se crée depuis la commande.

Dans FixVault : Clients › Commandes en ligne, Paramètres › Connexions › Boutique WooCommerce

Google Contacts

Formule : Pro et Réseau

Vos clients envoyés dans les contacts Google de l’atelier : à leur création, à chaque modification, ou tous en une fois.

Dans FixVault : Paramètres › Connexions › Google Contacts

Avis Google

Une demande d’avis part d’elle-même après le paiement ou quand l’appareil est prêt, avec votre lien Google. Les clics sont comptés et vous notez les avis déposés.

Dans FixVault : Paramètres › Clients et fidélité › Modèles de campagnes, Paramètres › Clients et fidélité › Avis Google

SMS depuis votre téléphone Android

Formule : Toutes les formulesBêta

L’application FixVault SMS envoie vos SMS avec le forfait du téléphone et reçoit les réponses de vos clients. Un autre téléphone prend le relais si le principal est hors ligne, un SMS non envoyé est signalé avec sa raison, et seuls vos échanges avec vos clients sont enregistrés.

Dans FixVault : Paramètres › Messages aux clients › SMS (téléphone Android)

SMS refusés, relayés par e-mail

Quand l’opérateur ou le téléphone refuse un SMS destiné à un client, le même message lui part par e-mail s’il a une adresse. Une seule fois, jamais en double. Activé d’office, vous pouvez le couper.

Dans FixVault : Paramètres › Messages aux clients › SMS (téléphone Android)

E-mails

Vos e-mails partent par FixVault, ou par votre propre serveur si vous le souhaitez, au nom de votre boutique et avec votre logo. Avec plusieurs sociétés, chaque e-mail porte le nom de la société concernée.

Dans FixVault : Paramètres › Messages aux clients › E-mail

Messages automatiques par statut

Un modèle d’e-mail et de SMS pour chaque étape ; ce que vous éditez est exactement ce qui part ; renvoi d’une notification en un clic.

Dans FixVault : Paramètres › Impression et modèles › Modèles de documents et de messages

Messages de vos statuts personnalisés

Chaque statut que vous créez a son propre modèle d’e-mail et de SMS, ouvert par la pastille du statut à son nom et à sa couleur. Rien ne part tant que vous n’avez pas activé l’envoi.

Dans FixVault : Paramètres › Impression et modèles › Modèles de documents et de messages

WhatsApp Business

Formule : Pro et Réseau

Connexion par l’API officielle de Meta (recommandée), ou par QR code (méthode non officielle). Vos conversations, photos et documents dans FixVault.

Dans FixVault : Paramètres › Messages aux clients › WhatsApp, Messenger, Instagram

Messenger et Instagram

Formule : Pro et Réseau

Les messages de votre page Facebook et de votre compte Instagram professionnel, reçus et répondus dans la même messagerie.

Dans FixVault : Paramètres › Messages aux clients › WhatsApp, Messenger, Instagram

Messages vocaux en texte

Formule : Pro et RéseauNouveau

Un vocal reçu sur WhatsApp, Messenger ou Instagram est transcrit en texte sous le lecteur, et la recherche le retrouve. La transcription se fait sur le serveur de FixVault, sans service extérieur.

Dans FixVault : Paramètres › Messages aux clients › Messages vocaux

Boîte mail intégrée

Formule : Pro et Réseau

Votre boîte e-mail dans FixVault (Gmail, Outlook ou une autre boîte IMAP) : mails classés par l’IA (clients, fournisseurs, publicités…), reliés à la fiche du client, et un assistant qui trie, résume ou prépare une réponse que vous relisez avant l’envoi.

Dans FixVault : Communications › Boîte mail

Historique des échanges

Tous les messages envoyés et reçus, par client et par canal : SMS, e-mail et messages du site, et WhatsApp, Messenger et Instagram en Pro et Réseau.

Dans FixVault : Communications › Communications, fiche client

Recherche dans la messagerie

Tapez des mots, un numéro de ticket, de facture ou de devis, un téléphone ou un e-mail : le message ou le client ressort, accents et majuscules ignorés, et la conversation s’ouvre sur le bon message.

Dans FixVault : Communications › Communications

Alertes de l’équipe

Notifications sur ordinateur et téléphone, e-mail ou SMS : qui est prévenu, de quoi ; volet des notifications.

Dans FixVault : Paramètres › Équipe et sécurité › Alertes de l’équipe

Campagnes SMS et e-mail

Ciblage par groupe et par canal, modèles, envois automatiques : après un paiement, un devis, un appareil prêt, une première visite, un anniversaire ou une longue absence, du lundi au samedi de 9 h à 20 h. Jamais vers un client qui a refusé ou s’est désinscrit, ni vers un prospect sans son accord.

Dans FixVault : Communications › Communications (onglet Campagnes), Paramètres › Clients et fidélité › Modèles de campagnes

Programme de fidélité

Une cagnotte gagnée à chaque achat, utilisée en caisse, et le parrainage entre clients.

Dans FixVault : Paramètres › Clients et fidélité › Programme de fidélité

Crédit fidélité sur la facture

La facture et le reçu peuvent afficher le crédit gagné par l’achat et le solde du client. Sur option, le client reçoit un message à chaque gain.

Dans FixVault : Paramètres › Clients et fidélité › Programme de fidélité

Planning du jour

Tickets en retard, dus aujourd’hui ou sans date, à glisser sur la journée. Un bouton les place automatiquement l’après-midi, les uns après les autres, selon la durée estimée de chaque réparation.

Dans FixVault : Réparations › Tickets › Aujourd’hui

Rendez-vous confirmés

Un rendez-vous pris au comptoir, ou une intervention à domicile avec une heure, se confirme au client par e-mail ou SMS dès sa création : cochez la case. Le message donne le lieu, et FixVault vous dit ce qui est parti. Sur un ticket existant, « Confirmer le rendez-vous au client » fait de même.

Dans FixVault : Réparations › Tickets › Calendrier › Prendre un rendez-vous

Google Agenda

Formule : Pro et Réseau

Tickets et rendez-vous dans l’agenda de l’atelier, une couleur par technicien, un agenda personnel par technicien.

Dans FixVault : Paramètres › Connexions › Google Agenda

Mode itinérant

Pour le réparateur ambulant : ni fond de caisse ni comptage à la clôture, aucun rappel de clôture, rapport Z produit automatiquement chaque soir. Le tableau de bord s’ouvre sur le mois en cours et les interventions du jour, avec la saisie d’une intervention en trois écrans.

Dans FixVault : Paramètres › Boutique › Identité de la boutique › Mode de fonctionnement

Intervention à domicile, aussi en caisse

À la création d’un ticket comme dans la caisse, activez « Intervention à domicile » : adresse proposée depuis la fiche du client, jour et heure. Un simple titre suffit (installation, dépannage), sans réparation. Le rendez-vous rejoint les Tournées, l’agenda et le suivi du client.

Dans FixVault : PDV › Point de vente › Intervention à domicile

Tournées

Les interventions du jour dans l’ordre, « Je pars vers ce client », pause, et vous décidez qui est prévenu.

Dans FixVault : Réparations › Tournées

Suivi en direct pour le client

SMS « votre technicien est en route » avec un lien : étapes, heure d’arrivée et carte pendant le trajet.

Dans FixVault : Réparations › Tournées

Interventions sans réseau

Sans réseau, saisissez une intervention avec ses photos, ou ouvrez vos interventions du jour et du lendemain : fiche, appel, itinéraire, « Marquer réalisée », note. Tout part une seule fois dès que FixVault retrouve le réseau ; rien n’est facturé hors ligne.

Dans FixVault : Réparations › Tournées › Hors ligne › Mes interventions

Rachat d’appareils

Prix proposé calculé par votre grille : état, capacité, décotes des tests, marge et prix plancher. Le client réfléchit ? La proposition est enregistrée, avec l’historique et le taux d’acceptation. Paiement en caisse, signature du vendeur et reçu de rachat.

Dans FixVault : PDV › Point de vente › Rachats d’appareils

Livre de police

Au-delà de 60 €, la pièce d’identité du vendeur est exigée avant le paiement. Elle est chiffrée, et son scan n’est montré qu’aux personnes autorisées, chaque consultation étant tracée. Un rachat payé ne se modifie plus. La liste des rachats s’exporte : appareil, IMEI, vendeur, prix, date.

Dans FixVault : PDV › Point de vente › Rachats d’appareils › Vendeur (livre de police)

Reconditionnement

Un dossier par appareil, racheté, acheté ou pris en stock : pièces au coût d’achat, main-d’œuvre, coût de revient et marge. « Basculer en stock » le remet en vente avec son prix.

Dans FixVault : Inventaire › Reconditionnement

Dossiers SAV

Retrouvez la réparation d’origine par IMEI, numéro de série, ticket, facture, client ou téléphone, vérifiez la garantie et ouvrez un ticket de retour lié. Hors garantie, un SAV gratuit demande un motif. Les pièces défectueuses repartent chez le fournisseur par colis, avec un bon imprimable.

Dans FixVault : Inventaire › SAV & Garantie

Garantie par défaut

Durée appliquée à chaque réparation, comptée à partir de la remise.

Dans FixVault : Paramètres › Réparations › Garantie

Plusieurs boutiques

Chaque boutique a ses caisses, ses tickets, son stock et ses employés ; un seul fichier client, filtrable par boutique. Le contrôle multi-boutique vérifie que tout est relié (société, numéros, caisses, employés, imprimantes) et mène à chaque point à régler.

Dans FixVault : Paramètres › Boutique › Boutiques et emplacements

Plusieurs sociétés

SIREN, régime de TVA, documents et e-mails au nom de chaque société.

Dans FixVault : Paramètres › Boutique › Boutiques et emplacements

Transferts entre boutiques

Stock et appareils transférés avec un bon de transfert imprimable.

Dans FixVault : Inventaire › Transferts

Comparatif par boutique

Chiffre d’affaires TTC et HT, factures, panier moyen, tickets et délais de chaque boutique, côte à côte. Aussi en carte sur le tableau de bord.

Dans FixVault : Rapports › Rapports de ventes › Comparatif par boutique

Import des relevés

CSV de votre banque, Excel, OFX ou CAMT.053 ; le PDF est lu au mieux. La banque est reconnue sur les exports CSV courants, les doublons sont écartés et un aperçu s’affiche avant l’import.

Dans FixVault : Comptabilité › Banques

Rapprochement automatique

Formule : Pro et RéseauBêta

Règlements de factures, factures dues, factures fournisseurs, dépenses et versements Stripe, SumUp, Revolut ou Zettle retrouvés dans vos relevés. Les correspondances sûres sont rapprochées d’office, les autres vous sont proposées : vous validez en un clic et vous pouvez défaire.

Dans FixVault : Comptabilité › Banques

Exports comptables

Pour toutes les formules : journal des ventes, journal de trésorerie, grand livre, listes des factures, des paiements et des frais, en Excel, CSV ou PDF selon le fichier. En Pro et Réseau : FEC vérifié avant l’envoi, TVA par taux, balance, impayés clients, brouillard de caisse, export NETEXCOM et dossier comptable avec toutes les pièces.

Dans FixVault : Comptabilité › Exports comptables

Accès pour votre comptable

Un compte Comptable en lecture seule : factures, paiements, caisses et Z, rapports, déclarations, frais et exports comptables. Il ne peut ni encaisser ni modifier, et ne voit ni les codes des appareils, ni les messages de vos clients, ni les pièces d’identité. Il compte comme un utilisateur de votre formule.

Dans FixVault : Paramètres › Équipe et sécurité › Employés

Déclarations

Cotisations URSSAF de la période (micro-entreprise sur le chiffre encaissé hors taxe, indépendant au réel ou dirigeant de société) et suivi du seuil de franchise de TVA, calculés sur vos encaissements. Rappel avant l’échéance en micro-entreprise, régime incohérent signalé. Vous déclarez vous-même sur le portail officiel : FixVault ne transmet rien.

Dans FixVault : Comptabilité › Déclarations

Frais et dépenses

Vos dépenses saisies avec leur catégorie comptable, leur TVA et leur justificatif, puis validées par l’administrateur. Une dépense payée en espèces sort de la caisse ouverte. Le rapprochement avec vos relevés bancaires est en Pro et Réseau.

Dans FixVault : Comptabilité › Gestion des frais

Objectifs et résultat estimé

Un objectif de chiffre et de bénéfice par jour, semaine, mois ou année, suivi en direct. Le résultat estimé déduit le coût des ventes, les cotisations, l’impôt et vos charges fixes. L’IA peut proposer l’objectif qui vous laisse le revenu voulu.

Dans FixVault : Outils › Objectifs de chiffre

Tableau de bord

Chiffre d’affaires encaissé, le même que vos Z, marge, tickets en cours et en retard, sommes à recevoir, sur la période de votre choix, par boutique ou par employé. Les compteurs de tickets en retard, de factures et de stock faible ouvrent la liste concernée.

Dans FixVault : Comptabilité › Dashboard

27 rapports prêts

Ventes, profits et pertes, encaissements, TVA, rachats, fidélité, Z, productivité, inventaire, soldes clients…

Dans FixVault : Rapports › Tous les rapports

La marge de chaque vente

Le rapport de vente donne le prix d’achat, la marge et le taux de marque de chaque facture, avec « PA manquant » quand un prix d’achat manque. La fiche facture détaille la marge ligne par ligne. Visible par qui voit les prix d’achat.

Dans FixVault : Rapports › Tous les rapports › Rapport de vente, et fiche facture

Rapport personnalisé

Choisissez une source (tickets, factures, paiements, clients ou stock), les colonnes et la période. Le rapport s’enregistre, se retrouve sur tous vos appareils et s’exporte en CSV.

Dans FixVault : Rapports › Rapport personnalisé

Rapports par e-mail

Rapport Z de la veille, bilan des ventes de la semaine, bilan du mois hors TVA, stock bas ou tickets en retard, envoyés aux adresses de votre choix chaque jour, semaine ou mois, à l’heure voulue.

Dans FixVault : Paramètres › Données › Rapports par e-mail

Copilote IA

Partout dans FixVault, à l’écrit ou à la voix : il cherche un client, un ticket ou un article, vous guide dans les écrans, prépare une vente en caisse, un ticket ou un devis, et cite vos prix et votre stock. Chaque modification vous est montrée avant d’être faite.

Dans FixVault : Bouton « Copilote IA » en haut de l’écran (dans le menu sur téléphone)

Diagnostic Assist

Diagnostic guidé pas à pas, conversations gardées, rapport de séance en PDF.

Dans FixVault : Réparations › Diagnostic Assist

Cas résolus et mémoire de l’atelier

Marquez un diagnostic « Cas résolu » : la cause et ce qui a marché sont gardés, et l’assistant s’en sert pour les pannes suivantes. Ajoutez aussi vos fiches techniques, schémas et notes dans la Mémoire. Tout reste privé à votre atelier.

Dans FixVault : Réparations › Diagnostic Assist › Cas résolu et Mémoire

FixVault Scan

Formule : Toutes les formulesBêta

Identifiez un appareil par photo, IMEI ou numéro de modèle, depuis votre téléphone, sans passer par un magasin d’applications. FixVault apprend de vos confirmations.

Dans FixVault : Paramètres › Logiciels de l’atelier › FixVault Scan (bêta)

IA FixVault, IA gratuite ou votre clé

L’IA FixVault, réglée d’office, est facturée à l’usage en plus de l’abonnement. Vous pouvez passer à tout moment à l’IA gratuite, ou brancher votre clé Anthropic, OpenAI, Mistral ou Gemini. Pendant l’essai, seule l’IA gratuite est ouverte.

Dans FixVault : Paramètres › Assistant IA et langues › Intelligence artificielle

Forensix

Formule : Toutes les formulesBêta

Diagnostic d’un téléphone branché en USB sur un poste Windows, Mac ou Linux. Tests avant et après réparation, rapport PDF avec QR code, rattaché au ticket par l’IMEI ou à la fiche de l’appareil du client. L’analyse IA du rapport se fait avec l’IA de votre compte FixVault.

Dans FixVault : Paramètres › Logiciels de l’atelier › Forensix

Board Viewer Pro

Formule : Toutes les formulesBêta

Visionneuse de boardviews et de schémas de cartes électroniques (BRD, BVR, XZZPCB, FZ…) avec un assistant IA de micro-soudure. Annotations liées au ticket ou au modèle d’appareil, contexte du ticket en cours. Application de bureau, ou version en ligne sans installation (vue 2D).

Dans FixVault : Paramètres › Logiciels de l’atelier › Board Viewer Pro

FixVault Backup & Restore

Formule : Toutes les formulesBêta

Application de bureau qui sauvegarde et restaure un téléphone Android avant et après réparation : photos, vidéos, fichiers, contacts, SMS et journal d’appels, sans root. Sur un téléphone rooté, la sauvegarde complète reprend aussi les données des applications.

Dans FixVault : Paramètres › Logiciels de l’atelier › Sauvegarde Android

Cloud de sauvegarde mobile

Formule : Pro et RéseauBêta

Les sauvegardes faites avec FixVault Backup & Restore se déposent dans l’espace en ligne de l’atelier : 50 Go, 5 Go au plus par sauvegarde. Vous créez pour le client un lien de téléchargement personnel, valable 14 jours et révocable.

Dans FixVault : Paramètres › Logiciels de l’atelier › Sauvegarde Android

FixVault SMS

Formule : Toutes les formulesBêta

L’application Android qui fait d’un téléphone de l’atelier votre passerelle SMS : envoi et réception avec votre forfait, connexion avec vos identifiants FixVault. Plusieurs téléphones possibles : si le principal est hors ligne, un autre prend le relais.

Dans FixVault : Paramètres › Messages aux clients › SMS (téléphone Android)

Site vitrine

Éditeur visuel gratuit, avec un assistant IA : catalogue de réparations, demandes de devis, prise de rendez-vous, suivi, contact, assistant virtuel pour vos visiteurs, blog. Mise en ligne en option payante : hébergement par FixVault, à votre nom de domaine si vous le souhaitez, ou site à télécharger pour votre propre hébergeur. Boutique en ligne : vos produits WooCommerce, payés par Stripe (formules Pro et Réseau).

Dans FixVault : Outils › Site web

Suivi de réparation en ligne

Une page à votre nom, avec votre logo et vos couleurs : le client entre son numéro de ticket ou de devis, ou scanne le QR code de son reçu. Textes et affichage réglables, encart à coller sur votre site. Le tableau public des réparations se coupe en un clic, le client garde l’accès à son dossier.

Dans FixVault : Paramètres › Connexions › Page de suivi des réparations

Formulaires de devis et de contact

Un formulaire de devis ou de contact à coller sur votre site actuel (WordPress, Wix…), même sans le site FixVault. Les demandes arrivent dans Demandes en ligne et Communications.

Dans FixVault : Paramètres › Connexions › Formulaires de devis et de contact

Espace client

Le client se connecte avec un code reçu par e-mail ou par SMS. Il suit ses réparations, télécharge devis, factures et rapports de diagnostic, signe ou refuse un devis et règle ses factures en ligne si votre compte Stripe est relié. Bouton « Espace client » à coller sur votre site.

Dans FixVault : Paramètres › Connexions › Bouton espace client

Borne libre-service

Sur une tablette à l’accueil, le client saisit ses coordonnées, son appareil (ou « je ne connais pas mon modèle ») et sa panne, puis valide : le ticket est créé dans FixVault. Un lien de borne par boutique.

Dans FixVault : Paramètres › Boutique › Boutiques et emplacements › Borne libre-service

Agent d’impression

Un petit programme pour Windows ou Mac relié à vos imprimantes : tickets 80, 58 ou 45 mm, étiquettes DYMO et compatibles, imprimantes A4 et tiroir-caisse. Chaque poste équipé apparaît avec ses imprimantes, et chaque impression part vers le poste qui voit l’imprimante choisie.

Dans FixVault : Paramètres › Impression et modèles › Imprimantes

Imprimante par document et impression automatique

Chaque type de document part sur l’imprimante choisie, et sur celle de sa boutique en multi-boutique. Impression sans clic à la création d’un ticket, d’un devis ou d’une facture, au paiement d’une facture, à la clôture de caisse, à un avoir, un mouvement de fidélité ou un rachat.

Dans FixVault : Paramètres › Impression et modèles › Imprimante par document et Impression automatique

Éditeur de modèles

Bons, devis, factures, reçus, étiquettes, e-mails et SMS modifiables en visuel ou en HTML, avec variables, QR codes, variantes et aperçu. L’IA peut rédiger un modèle à partir de votre description.

Dans FixVault : Paramètres › Impression et modèles › Modèles de documents et de messages

Étiquettes 80 × 30 mm et format personnalisé

Modèles d’étiquette de ticket et d’inventaire prêts pour les rouleaux 80 × 30 mm, en plus des formats 36 × 89 mm et 40 × 20 mm. Le format « Personnalisé » prend la largeur et la hauteur en millimètres, appliquées à l’aperçu comme à l’impression.

Dans FixVault : Paramètres › Impression et modèles › Modèles de documents et de messages

Matériel conseillé

Pour chaque besoin, ce qui compte et des exemples vérifiés : poste et tiroir-caisse, imprimantes de tickets, d’étiquettes et A4, lecteur de codes-barres, tablette, téléphone pour les SMS. L’éditeur d’étiquettes indique le rouleau à acheter pour chaque format. Aucune marque n’est partenaire : toute imprimante installée avec son pilote convient.

Dans FixVault : Paramètres › Impression et modèles › Imprimantes (aussi dans Caisse et paiements › Point de vente)

Employés et rôles

Administrateur, technicien, caissier et comptable en lecture seule. Les droits de chaque rôle se règlent case par case et le serveur les applique. Chaque employé a son code de caisse personnel.

Dans FixVault : Paramètres › Équipe et sécurité › Employés ; Rôles et droits

Double authentification

Un code en plus du mot de passe, par une application (Google Authenticator, Authy…) ou par e-mail, avec des codes de secours. L’administrateur peut l’imposer à toute l’équipe et autoriser les appareils de confiance pendant 30 jours.

Dans FixVault : Paramètres › Mon compte › Double authentification ; Paramètres › Équipe et sécurité › Règles de sécurité

Règles de sécurité

Longueur minimale du mot de passe (8 à 64 caractères), caractère spécial, essais permis avant verrouillage, durée du verrouillage et déconnexion après une absence. Le serveur les applique à toute l’équipe.

Dans FixVault : Paramètres › Équipe et sécurité › Règles de sécurité

Journal d’activité

Qui a fait quoi dans l’atelier et quand, filtré par personne, type d’action et période, avec un export CSV. Réservé à l’administrateur.

Dans FixVault : Paramètres › Équipe et sécurité › Journal d’activité

Exports réservés

Exporter une liste (clients, stock, tickets, factures…) est réservé à l’administrateur et noté au journal d’activité. Le comptable télécharge les exports comptables si vous lui en laissez le droit. Pendant l’essai, un export compte 100 lignes au plus.

Dans FixVault : Bouton « Exporter » des listes

Premiers pas

Une carte du tableau de bord qui se coche toute seule : identité et SIRET, TVA, prix, téléphone des SMS et imprimante, puis WhatsApp, Google Agenda, équipe et import de votre ancien logiciel. Un clic ouvre le bon réglage.

Dans FixVault : Tableau de bord ; Paramètres › Connexions › Mise en route

Paramètres rangés par thème

Avec une recherche qui trouve un réglage par son nom ou un mot-clé.

Dans FixVault : Paramètres

Import et export

Importez depuis Excel ou CSV vos clients, produits, services, fournisseurs et votre historique (tickets, factures, devis, rachats) : l’IA propose la correspondance des colonnes. Exportez clients, stock et services en Excel. Reprise directe depuis RepairDesk avec sa clé API.

Dans FixVault : Paramètres › Données › Importer et exporter ; Synchronisation RepairDesk

API et automatisations

Accès API, clés d’intégration à périmètre limité, webhooks vers Zapier, Make ou n8n.

Dans FixVault : Paramètres › Connexions

Douze langues

Français, anglais, espagnol, allemand, italien, portugais, néerlandais, polonais, roumain, suédois, grec et tchèque (traduction en cours d’achèvement) ; textes adaptables par l’atelier.

Dans FixVault : Paramètres › Assistant IA et langues › Langues et traductions

Nouvelle-Calédonie et outre-mer

En Nouvelle-Calédonie, un bouton applique le profil du territoire : francs Pacifique sans centimes, TGC et ses taux, n° RIDET, journée de caisse à l’heure de Nouméa. En outre-mer, journées et rapports Z suivent l’heure du territoire, et la Guyane et Mayotte ont leur mention « TVA non applicable ».

Dans FixVault : Paramètres › Boutique › Identité de la boutique ; Paramètres › Factures et comptabilité › TVA et régime fiscal

Apparence et menu

Clair ou sombre, couleur d’accent, menu de l’atelier masqué ou renommé pour toute l’équipe.

Dans FixVault : Paramètres › Apparence

Base de connaissances

Le wiki de l’atelier : procédures et astuces rangées par catégorie, reliées aux appareils du catalogue, articles épinglés. L’IA rédige un article à partir d’un modèle et de vos notes, ou en fait le résumé.

Dans FixVault : Outils › Base de connaissances

Support intégré

Une question ou un problème : écrivez depuis FixVault et suivez la conversation jusqu’à la réponse. Proposez aussi une amélioration, ou votez « Moi aussi » pour celles des autres ateliers.

Dans FixVault : Menu du compte › Support

Application installable

FixVault s’installe sur ordinateur, tablette et téléphone comme une application.

Dans FixVault : Navigateur

Vibrations du téléphone

Votre téléphone vibre aux moments utiles : erreur, scan, paiement accepté ou refusé en caisse, message d’un client, gestes du volet des notifications. Jamais pendant que vous tapez. Trois niveaux, Désactivées, Essentielles ou Toutes, réglés sur chaque appareil. Sur téléphone et tablette Android.

Dans FixVault : Paramètres › Mon compte › Vibrations